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Nueva oficina

Desde que habíamos nacido (incluso antes de Nautal, desde Favoralia) habíamos estado en Barcelona Activa. Lo bueno de un sitio como Barcelona Activa es que en las fases iniciales, donde el ritmo de crecimiento es muy elevado, puedes ir cambiando de oficina de una forma muy ágil y económico, cogiendo oficinas más grandes cada 6 meses o un año sin costes de mudanza ni interrupciones del servicio.

Básicamente lo que hacíamos en esas mudanzas era transportar entre dos las mesas y hacer correr las sillas cargadas de cosas por el pasillo, hasta la siguiente oficina más amplia.

Pero sólo podías estar durante 3 años, y antes de finales de 2016 debíamos abandonar el espacio.

Sobre el coste de las oficinas

Estuvimos mirando oficina por Barcelona, los precios van de 15 a 25 euros por metro cuadrado, pero esto tiene dos trampas escondidas. 

La primera es que los metros cuadrados que te dicen no son los reales de la oficina, porque imputan la parte proporcional de la entrada, ascensores, escaleras, pasillos… comunes. Esto puede suponer un 20-30% de los metros que te dicen.

La segunda trampa es que es precio no incluye una segunda cuota por los gastos comunes, que pueden ser de 3 a 8 euros por metro cuadrado.

De esta forma, si necesitas una oficina de 200 metros cuadrados y calculas un alquiler de 20€/m2, mejor que no esperes gastar 4.000 euros al mes, es mejor que calcules casi 7.000 euros al mes, más IVA, pero esto no lo cuento como trampa, aunque debas desembolsarlo cada mes, ya que después ese IVA lo recuperarás.

Por qué 7.000 euros? Porque necesitarás unos 250-300 metros cuadrados de anuncio y porque aparte de los 20€ habrán otros 5€ de gastos, por lo que 275m2 x 25€ son cerca de 7.000 euros, casi el doble de tu estimación inicial.

Adicionalmente deberás contar que tendrás que desembolsar una fianza de varios meses y que deberás pagar las obras de entrada, y eso no es sólo la moqueta y pintar, sino que el cableado de luz e internet también sube un buen pico.

La parte buena es que la mayoría de propietarios o gestores aceptan en la negociación el ofrecer una subvención a la implementación a modo de mensualidades gratis (generalmente una mensualidad por año contratado).

Especialmente cuando el propietario es un fondo de inversión prefiere ofrecer meses gratis que no rebajar el precio. El motivo es que la valoración del fondo se basa en descuentos de flujo de caja futuros y estos dependen mucho del precio que se fije y muy poco de un par o tres de cuotas ahora que no se cobren.

Finalmente deberás contar con un presupuesto para la salida. Es muy habitual que te pidan que lo dejes como estaba (aunque consideres que lo has mejorado). Deberás derribar todas las paredes y puertas implementadas, quitar el cableado, quitar la moqueta, pintar i dejarlo todo en su estado original, sea suelo técnico o el que hubiere.

¿Vale la pena una oficina más cara?

Una oficina bonita en una buena zona obviamente es más cara que una oficina vieja en una zona secundaria, pero el diferencial del coste por empleado puede ser de 50-100 euros al mes, y una buena oficina ayuda a mejorar la motivación de la gente y, en perfiles especializados donde hay mucha competencia, en su fichaje. Finalmente, según de qué negocio se trate, también puede ayudar en la imagen de marca que proyectas en clientes.

Sobre esto último recomiendo escuchar este podcast del gran Marek Fodor donde explica porqué Kantox financió una escudería de Formula 1 y contrató una oficina emblemática para mejorar la credibilidad de la empresa (e incluso la liaron con una pequeña broma).

En los últimos años se ha incrementado el uso de coworkings, no sólo para unos pocos asientos sino para startups enteras, y con diseños muy chulos, alejados de los cutres coworkings antiguos y más cercanos a lo que tenemos en la mente como una oficina de Google.

Estos coworkings son caros, pero permiten la flexibilidad que nos aportó Barcelona Activa al principio al ir creciendo y te repercuten el coste de instalación inicial en la cuota mensual, por lo que evitas inmobilizar esos recursos. Básicamente conviertes esa inversión en Capex en un mayor coste operativo o Opex.

Pequeño cotilleo final

Justo cuando estábamos en plena búsqueda de oficina, el centro comercial junto al que estábamos, descartó palés enteros de moqueta «casi» sin usar. Nuestra mentalidad lean startup o capital efficient (ponerlo en inglés permite disimular la tontería que hicimos) nos llevó a recoger dos palés enteros de esta moqueta.

Nos supuso pedir un carro, conseguir un local para guardarla hasta que tuvimos la nueva oficina, contratar un transportista para llevarla a la nueva oficina e instalarla. Al instalarla nos cobraron de más porque la moqueta no estaba totalmente plana… y cuando llegó el momento de quitarla fue un drama, porque al no estar plana, los instaladores habían usado una cola demasiado fuerte. Querer gastar poco es muy bueno, pero hay ahorros que los carga el diablo.

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